Тема №6 - Эффективное управление проектами

В чем бы ни заключалась ваша работа и ваш функционал, так или иначе вы занимаетесь проектами. И ваша способность планировать, организовывать и завершать проекты – это ключ к высокому уровню продуктивности, производительности и хорошему вознаграждению. И это – тоже тот навык, который стоит тренировать!

По данным Стэндфордского университета, способность работать вместе с командой по реализации крупномасштабных проектов – самое высокооплачиваемое и необходимое качество лидера, поскольку почти каждая важная задача в бизнесе требует координирования многих людей и аспектов. 

Важность и ценность вашей работы в значительной степени определяется количеством многозадачных проектов, которые вы выполняете. Каждый раз, когда вы успешно завершаете комплексную задачу или проект, вы готовите себя к еще более крупным проектам в будущем. 

 

Итак, сегодня вы познакомитесь с несколькими важными секретами управления проектами. 
 

1. Определение идеального желаемого результата. 

Задайте себе вопрос: «Если мы выполним эту задачу идеально, то что станет идеальным результатом?» 

Определите идеальный результат проекта с точки зрения человека, который впоследствии будет пользоваться результатами вашего труда или этим проектом. Если необходимо, пообщайтесь с руководителем, скажите: «Если этот проект будет выполнен на высшем уровне, то как он будет выглядеть? Что произойдет?» Начните с абсолютно четкого определения своих целей и затем работайте из сегодняшней точки.

 

Определите идеальный срок завершения проекта, потом установите промежуточные и контрольные сроки исполнения, а затем заложите дополнительное время на неожиданные проблемы.

 

3. Составление списка всех необходимых этапов для завершения проекта наилучшим образом.

Человек, у которого есть полный список всех необходимых этапов, обладает властью и полномочиями. 

Планируйте список обратным образом, начиная с самого последнего, что нужно сделать перед сдачей проекта (или задачи), затем предпоследний этап и так двигайтесь к сегодняшней точке. 

Спросите себя: «Какую дополнительную информацию мне нужно будет собрать, чтобы завершить задачу?» И сделайте сбор этой информации самостоятельной задачей в списке того, что нужно выполнить. 

4. Назначение ответственных и делегирование задач каждому члену команды с указанием сроков исполнения.

Каждый человек должен подтвердить, что он будет выполнять свою часть работы с определенным уровнем качества и к определенному сроку. Работая по проекту, каждый должен понимать, что делают другие члены команды, что от них ожидается и к какому сроку. Каждый должен понимать, какой вклад вносят коллеги в общее дело. 

 

5. Запланируйте время и место, когда будете проверять ход выполнения проекта. 

Иногда эта контрольная процедура может проводиться онлайн, чтобы проверить, выполнил ли тот или иной человек свою часть проекта. 

Иногда это можно делать по электронной почте или с помощью телефона, в некоторых случаях лицом к лицу во время регулярных совещаний, но, тем не менее, процесс контроля тоже должен быть запланирован, чтобы убедиться, что все идет по расписанию. 

 

Есть правило в бизнесе, которое гласит, что все стоит вдвое дороже и занимает втрое больше времени, чем вы ожидаете. 

Никогда не ожидайте, что все будет делаться в рамках той суммы, которую вы заложили, и в рамках того расписания, которое вы составили. 

Еще на старте уделите время тому, чтобы выявить все проблемы и сложности (например, в отношении времени или денег), с которыми вы, скорее всего, столкнетесь при реализации проекта. В рамках предвидения или ожидания кризиса, вы составляете список всего, что может пойти не так и способно поставить под угрозу реализацию проекта: кто-то может заболеть, возможно, у вас будет недостаточно ресурсов, бюджета, возможно, ключевой человек не будет обладать информацией, кто-то не сможет выполнить важный этап проекта. 

 

Это серия альтернатив - того, что вы можете сделать, если случится неизбежное. Интересно, что отличительная черта высокоэффективных людей состоит в том, что они заглядывают в будущее и составляют альтернативные планы на случай, если случится что-то непредвиденное.

8. Визуализируйте проект для всех остальных – это отличный способ повышения вовлеченности и мотивации участников проекта.

 

1. Над какими тремя основными проектами вы работаете в настоящее время?
__________________________________
__________________________________

 

2. Каким будет идеальный результат для каждого из этих проектов?
__________________________________
__________________________________
 

3. Выберите один из этих трех проектов и назовите три основные задачи, которые необходимо выполнить для завершения проекта.
__________________________________
__________________________________
 

4. Выберите проект, который может лучшим образом повлиять на вашу работу и карьеру, и составьте список этапов, необходимых для его завершения. 
__________________________________
__________________________________
 

 

Более подробно об искусстве достижения выдающихся результатов я расскажу на моих семинарах:

1. Об успехе в бизнесе и жизни. г. Уфа, 19 ноября 2014 г. http://ufa2014.tracyacademy.com/

2. Об эффективном управлении собой и командой. г. Москва, 23 ноября 2014 г. http://seminar2014.tracyacademy.com/

3. О лидерстве и продажах. г. Санкт-Петербург, 25 ноября 2014 г. http://actimir.ru/