Хотите быстро определить уровень своих навыков планирования и организации работы? Тогда посмотрите на свой рабочий стол и ответьте на один простой вопрос: «Что за человек может здесь работать?» И, если хватит честности, задайте себе второй: «А если я был начальником, захотел бы я давать повышение человеку, который работает в такой обстановке?»
Сегодня мы поговорим о 5 важнейших навыках успешных и высоко организованных людей, которые вы можете развить у себя, если, конечно, хотите быть еще более эффективными и успешными.
[Некоторые части материала взяты из семинара "Искусство управления: эффективные инструменты достижения результатов" http://seminar2014.tracyacademy.com/]
НАВЫК №1. Отправная точка высокой эффективности – качество, которое называется аккуратностью. Сделайте аккуратность своей привычкой. Еще до начала работы нужно подготовить рабочее место, чтобы перед вашими глазами была лишь одна задача. Заранее организовывая свое рабочее время и свою работу, вы существенно повышаете и продуктивность, и результативность, и эффективность. Кстати, аккуратность помогает повысить и самооценку и испытать гордость за себя. Как думаете, готовы ли вы уже сегодня взять за правило заканчивать свой день с чистым рабочим столом? Когда мы ввели это простое правило в своей компании, изменения были просто поразительными!
НАВЫК №2 – способность завершать начатое. Начиная задачу, завершайте ее и убирайте все, что связано с этой задачей. Каждый раз, когда вы начинаете и завершаете начатое, вы повышаете уверенность в себе, самооценку, вы чувствуете себя победителем. Развитию способности завершать начатое способствует, например, привычка работать с каждым документом или входящим e-mail только однажды.
ВАЖНОЕ ПРАВИЛО. Перестаньте брать бумаги и документы и потом возвращаться к ним снова и снова, потому что в этом случае вы тратите гораздо больше времени, чем нужно. Та задача, на решение которой требовалось 5 минут при немедленном ее завершении (посмотрели документ, приняли решение по нему и отложили), занимает в 5 раз больше времени, если снова и снова возвращаться к ней.
Задайте себе вопрос: "А вы готовы работать в режиме аврала и выполнять краткосрочные задачи в тот момент, когда они возникают, чтобы скорее вернуться к своей основной деятельности?"
Если Ваш ответ "нет", то следуйте описанному правилу каждый день.
НАВЫК №3 – привычка готовить все необходимое перед началом работы. Подготовьте свой рабочий стол и соберите всю информацию, все материалы, чтоб все было перед глазами и не приходилось постоянно отвлекаться, вставать и что-то искать. Я хотел бы, чтоб вы рассматривали себя как профессионала, который собирает все свои инструменты перед началом работы.
Задайте себе ТРАНСФОРМАЦИОННЫЕ вопросы и запишите ответы!
Как вы думаете, существует ли прямая зависимость между тем, что вы делаете, тем, сколько вам платят, и тем, как вы себя ощущаете?
Как, по вашему мнению, к работе готовятся профессионалы высокого уровня к которому вы стремитесь?
НАВЫК №4. У всех самых успешных топ-менеджеров, у всех самых продуктивных людей есть список ежедневных дел – это дорожная карта, которой они следуют от начала до конца рабочего дня. Я рекомендую составлять такой список в конце предыдущего дня. Это должно быть последним действием перед тем, как вы выключаете свет и ложитесь спать – но ваше подсознание продолжает работать! Следующим утром вы пересматриваете список, расставляете приоритеты и начинаете работать по самым важным направлениям. Кстати, небольшой секрет: если возникает новый вопрос (звонок, электронная почта, новое задание) – внесите его в список перед тем, как начнете работу над ним.
НАВЫК №5. Быть успешным, как вы понимаете, невозможно без знания самого себя и своих особенностей. Для обеспечения максимальной продуктивности понаблюдайте за собой – в какие периоды вы полны сил, идей и желания выполнить работу. Для большинства это утро – вот когда вы должны работать креативно и напряженно, заниматься сложными делами. Лучшее время для встреч – это когда доступны ваши клиенты и ваш начальник. Ваша задача – предпринять все усилия, чтобы скоординировать лучшее время для самостоятельной работы и лучшее время для встреч. Если вы проводите важные встречи утром, то звоните самым важным партнерам утром, когда у вас больше всего энергии.
И еще один СЕКРЕТ эффективного планирования – правило дополнительных 30 %, то есть, на выполнение любой задачи отводите на 30 % больше времени, чем, по вашему мнению, необходимо. Мы часто склонны переоценивать свои силы, поэтому иногда оказываемся под ворохом проблем. Умные люди всегда задают какие-то временные «окна», назначают дополнительное время на случай непредвиденных обстоятельств, они встраивают дополнительное время в свои рабочие процессы, чтобы, если что-то пойдет не так или возникнет непредвиденная ситуация, не пришлось испытывать раздражение и переживать из-за отклонения от графика.
Самые продуктивные люди работают постоянно и эффективно, потому, что не паникуют и не испытывают сильного напряжения. Наверное, самая большая выгода от планирования – это то, что оно снижает стресс и повышает качество вашей работы.
Теперь выполните следующие упражнение из моего семинара Искусство управления (http://seminar2014.tracyacademy.com/), запишите ответы в Ваш ежедневник и перечитывайте их в течение одной недели:
1. Какими тремя способами я могу заранее подготовить рабочее место?
__________________________________
__________________________________
__________________________________
2. Какие три периода в течение дня с точки зрения эффективной работы можно считать
наилучшими для меня и других людей?
__________________________________
__________________________________
__________________________________
3. Какие три выгоды я получу вместе с улучшения моей организованности?
__________________________________
__________________________________
__________________________________
4. Какие три стороны моей самоорганизации и личной эффективности можно считать самыми сильными?
__________________________________
__________________________________
__________________________________
5. Какое одно действие я предприму прямо сейчас по результатам этой сессии?
__________________________________
«Худшее использование времени - хорошо делать то, что делать не нужно» (Бенджамин Трегое)
Более подробно об искусстве планирования и организации работы я расскажу на моих семинарах:
1. Об успехе в бизнесе и жизни. г. Уфа, 19 ноября 2014 г. http://ufa2014.tracyacademy.com/
2. Об эффективном управлении собой и командой. г. Москва, 23 ноября 2014 г. http://seminar2014.tracyacademy.com/
3. О лидерстве и продажах. г. Санкт-Петербург, 25 ноября 2014 г.http://actimir.ru/tracy2014/
