Считается, что тайм-менеджмент – это умение выбирать последовательность действий. Выбирая первое и второе действие, а также то, что делать не надо вообще, вы берете свою жизнь и работу под свой полный контроль.
«Если бы мы делали все, на что способны, то очень удивили бы сами себя» (Томас Эдисон).
Первый шаг в тайм-менеджменте – это определить четкие цели и расставить их в порядке важности. Второй шаг тайм-менеджмента – определить те действия, которые необходимо будет предпринять для достижения этих целей, а затем организовать эти действия в порядке приоритетности.
Возможно, самое важное качество для быстрого карьерного роста – это ваше умение отделять важные дела от срочных и минимизировать неважные дела, то есть расставлять приоритеты до того, как вы приступили к выполнению списка дел.
Сегодня мы рассмотрим два принципа, которые позволят вам правильно расставить приоритеты и получить еще больший результат уже в течение этой недели!
Принцип Парето
Итак, давайте начнем с главного принципа. Он называется принцип Парето, или правило 80/20.
Ваша задача – применять соотношение 80/20 ко всему, что вы делаете. Правило гласит, что 20 % того, что вы делаете, обеспечивает 80 % всех результатов. Если вы составляете список из 10 дел на каждый день, то 2 из них скрывают больше потенциала, чем все остальные вместе взятые.
Принцип Парето также гласит, что 20% ваших клиентов приносят вам 80% продаж. А 20% из них приносит 80% прибыли. И 20% транзакций или действий требуют 80% всего рабочего времени, даже если это неважные задачи. Поэтому необходимо постоянно задаваться следующим вопросом: «Входит ли эта задача в 20% самого важного, что я могу делать? Или это относится к категории остальных 80%?» До начала работы необходимо определить, что является важным, что срочным, а что несрочным и неважным.
Принцип «Срочно – Важно»
Можно свои еженедельные (ежедневные) задачи разделить на 4 категории, используя срочные – важные, несрочные – неважные, как главный разграничитель.
Первая категория – и срочно, и важно. Это то, что нужно делать прямо сейчас. Срочно – это часть вашей задачи: необходимо пообщаться с начальником, ответить на важный телефонный звонок, пообщаться с банкиром или с клиентом, это то, что задается внешним давлением, внешними факторами, и если Вы это не выполните, то последствия будут очень серьезными и не самыми приятными.
Вторая категория – важно, но не срочно. Как правило, это то, что несет в себе огромный потенциал. Например, составление коммерческого предложения или отчета для руководителя или для клиента. Возможно, это несрочно, потому что это нужно представить только через 2 недели, но это очень важно. Общение с вашими детьми, когда они еще маленькие, это не особенно срочно, но очень важно с точки зрения долгосрочных последствий этих действий. Физические упражнения, забота о здоровье – это не срочно, но это очень и очень важно с точки зрения долгосрочных целей.
Третья категория – срочно, но неважно. Это такие задачи, как отправка электронного письма или разговор с зашедшим товарищем, или чтение входящей почты и т.д. Все это неважные дела, их можно отложить на более поздний срок или вообще забыть о них.
Четвертая категория – и неважно, и несрочно. Эти дела – в значительной степени пустая трата времени, хотя выполнять их легко и приятно.
Великая трагедия состоит в том, что срочные и важные задачи – это сложные задачи, которые требуют напряженной работы и дисциплинированности. Задачи же, которые несрочны и неважны, выполнять легко и приятно, а человеку по природе своей свойственно заниматься тем, что легко, интересно и весело, вместо того, чтобы заниматься тем, что сложно, тяжело, необходимо и важно.
Итак, вы можете повысить свою продуктивность, больше внимания в своей работе уделяя первым двум квадрантам, тому, что срочно и важно и тому, что важно, но несрочно и не тратить времени на две другие категории: то, что срочно и неважно, и то, что несрочно и неважно.
Вы повышаете свою производительность, когда работаете по важным, но несрочным направлениям – именно они заключают в себе большой стратегический потенциал.
Например, это дополнительное обучение, чтение профильной книги, встреча с важным человеком – все это действительно важные задачи, которые, тем не менее, не являются срочными, но именно они способны оказать существенное влияние на ваше будущее.
А теперь попробуйте расставить собственные жизненные приоритеты при помощи этих двух несложных, но действенных принципов. Что нового вы замечаете?
Выполните следующие задания, чтобы получить еще более значимый результат:
1. Составьте список всего, что нужно сделать завтра или за какой-то определенный период времени. Сделайте список максимально полным.
2. Спросите себя: «Какая из этих задач, если вы сделаете ее действительно хорошо и успешно, окажет наибольшее позитивное влияние на вашу работу, на уровень вашей продуктивности сегодня?» Обведите ее кружком – вот эту самую важную задачу из списка.
3. Если бы вы могли работать только по трем задачам из списка перед тем, как вам пришлось бы уехать из города на месяц, что это были бы за 3 задачи?
4. Каковы 3 важнейшие навыка, способности или таланта, которые позволяют вам хорошо справляться с работой? И какие навыки вы могли бы развить в будущем?
5. Какие аспекты вашей работы вам нравятся больше всего? Что вам действительно нравится делать?
«Цели - это топливо в печи достижения» (Брайан Трейси)
Более подробно об искусстве достижения выдающихся результатов я расскажу на моих семинарах:
1. Об успехе в бизнесе и жизни. г. Уфа, 19 ноября 2014 г. http://ufa2014.tracyacademy.com/
2. Об эффективном управлении собой и командой. г. Москва, 23 ноября 2014 г. http://seminar2014.tracyacademy.com/
3. О лидерстве и продажах. г. Санкт-Петербург, 25 ноября 2014 г. http://actimir.ru/
